La gestione della documentazione cartacea è un processo complicato e frustrante che impegna importanti risorse all’interno di un’impresa. Ecco alcuni dei problemi più comuni:
- Archiviazione: l’archiviazione fisica dei documenti cartacei richiede molto spazio e può diventare disordinata e difficile da gestire.
- Sicurezza: i documenti cartacei possono essere facilmente smarriti, rubati o danneggiati, compromettendo la sicurezza dei dati sensibili.
- Accessibilità: trovare un foglio specifico in una pila di documenti cartacei può essere difficile e richiedere molto tempo.
- Collaborazione: condividere documenti cartacei con colleghi o clienti può essere complicato e richiedere molto tempo, soprattutto se i documenti sono in diverse posizioni o sedi dell’azienda.
- Efficienza: la gestione manuale dei documenti cartacei può essere inefficiente e comportare errori umani.
Per questi motivi, molte aziende stanno optando per sistemi di gestione dei documenti digitali, che offrono una soluzione più rapida, sicura e accessibile per la gestione del materiale cartaceo.
I software di lettura ottica (OCR) di ultima generazione possono soddisfare le esigenze specifiche di ogni cliente, consentendo di archiviare documenti cartacei o digitali in modo rapido e semplice, rendendoli quindi accessibili in qualsiasi momento e luogo.
Indice
Come funziona un software OCR
Il software OCR (Optical Character Recognition) è un tipo di programma che consente di leggere documenti fisici o digitali. Questo risultato è ottenuto tramite la scansione e l’utilizzo di un algoritmo di riconoscimento che permette di identificare e tradurre i caratteri stampati o scritti a mano in testo digitale.
Un software OCR utilizza la tecnologia di elaborazione delle immagini per analizzare i caratteri presenti nell’elemento esaminato e confrontarli con un database di elementi pre-definiti; in questa maniera può determinare le relative corrispondenze e procedere all’archiviazione del file. I software avanzati come ad esempio quello di Datasis, sono in grado di leggere una vasta gamma di font e dimensioni dei caratteri, nonché di riconoscere la calligrafia umana, grazie alla loro capacità di adattarsi a diverse forme di scrittura.
L’utilizzo di software OCR può migliorare la produttività e l’efficienza aziendale, anche da un ulteriore punto di vista: se un’impresa ha già digitalizzato documenti scritti a mano, può avvalersi di un software OCR per trasformare la grafia in caratteri digitali e ordinare maggiormente i dati, rendendoli più comprensibili da parte di chi deve utilizzarli e che non dovrà perdere tempo a “decifrare” calligrafie difficili da capire.
I vantaggi della tecnologia OCR
Un software OCR è uno strumento utile per digitalizzare documenti cartacei; li rende accessibili e modificabili e può essere particolarmente utile per le aziende che devono gestire grandi quantità di materiale.
Il processo di conversione effettuato da un software di questo tipo è molto più rapido e preciso rispetto alla digitalizzazione manuale, che può essere impegnativa e poco affidabile. La digitalizzazione con OCR libera tempo e sforzi del personale che possono essere dedicati a compiti più importanti e una volta che i documenti sono stati letti, possono essere facilmente archiviati, creando un database e permettendo l’estrazione di dati specifici. Infatti il programma è in grado di leggere una porzione determinata di un documento e acquisire informazioni che può gestire in diverse maniere, a seconda dei comandi che vengono impartiti.
Perché utilizzare un software OCR
I software OCR sono molto utili in numerose situazioni, come ad esempio per l’archiviazione di documenti importanti, la creazione di database, la scansione di documenti modificabili, la conversione in vari formati, la creazione di copie elettroniche, e molto altro. Sono progettati per essere facili da usare e non richiedono alcuna formazione tecnica speciale, il che significa che possono essere gestiti da chiunque.
Inoltre, i software OCR stanno continuamente migliorando la loro capacità di riconoscere la calligrafia umana, che spesso presenta problemi per la digitalizzazione. Questi software utilizzano tecniche di intelligenza artificiale e machine learning per ampliare la loro precisione nel riconoscimento del testo manoscritto e semplificare il lavoro di numerose aziende.
