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Posta elettronica professionale: quale scegliere

Posta elettronica professionale

I servizi di posta elettronica sono svariati e offrono opportunità per tutte le esigenze. Quando si tratta di creare un indirizzo di posta per uso privato è possibile affidarsi anche a sistemi email gratuiti, ce ne sono veramente tantissimi. Quando però questo ha finalità professionali è il caso di strutturare in modo adeguato il proprio client di posta. Basti pensare all’importanza che riveste l’indirizzo mail per un’azienda, una società o un’impresa.

Quanto conta l’indirizzo di posta elettronica

È il modo diretto per comunicare e viene utilizzata ogni giorno, centinaia se non migliaia di volte. Per questo non è molto professionale scegliere servizi gratuiti come Gmail, Hotmail o Libero, ma dotarsi di un proprio dominio che è anche integrabile a tutta una serie di altre funzioni.

Perché non utilizzare email gratis per il proprio business

Guardando alla comunicazione delle aziende strutturate, noterai come quasi nessuno utilizzi un dominio comune. Tutte sono dotate di un proprio indirizzo, del tipo: info@nomeazienda.it. Questa scelta nasce dall’esigenza di attirare attenzione, formalizzare la propria posizione e offrire un servizio completo e attento al proprio cliente. Un sistema gratuito non va bene per le proprie attività di business per i seguenti motivi:

  • Supporto clienti quasi inesistente: un client di posta professionale deve avere un supporto clienti sempre presente qualora ci siano problemi. Le opzioni devono essere diversificate e soprattutto affidabili. Quando ci si rivolge ad un sistema gratuito, vista anche la molteplicità di utenti, è impossibile avere un team di supporto dedicato che possa essere contattato per telefono o con un messaggio, il massimo solitamente è utilizzare un indirizzo email che comunque non sarà tempestivo.
  • Facilità di utilizzo: i sistemi gratuiti pur essendo abbastanza semplici sono tuttavia spesso poco sicuri. La scelta di un client professionale permette invece di optare per una soluzione leggera, intuitiva e soprattutto in perfetta sincronia con tutti i mezzi di comunicazione.
  • Sicurezza: con i sistemi di base capita molto spesso che si verifichino falle nella sicurezza, che i dati vengano rubati o rivenduti. Quando si gestisce un business è impensabile esporre i propri dati sensibili a questa eventualità. I provider che forniscono account per le attività invece sono affidabili e sicuri, hanno protocolli di rete avanzati e quindi sistemi informatici assolutamente protetti.

Posta elettronica Gmail è professionale?

Gmail, oltre ad aver strutturato un servizio gratuito per gli utenti privati, mette a disposizione anche una mail destinata a professionisti e aziende. Si tratta di un indirizzo privo di pubblicità, protetto e privato che permette di ricevere messaggi in tempo reale, di archiviare le cose più importanti e di gestire centralmente gli account di tutti i dispositivi. In questo caso il nome fornito non è con gmail.com ma con il nome dell’azienda. Per questo è scelto da molti professionisti che decidono di rivolgersi a Google per creare la propria suite. Il servizio combina l’hosting di email con molte funzionalità relative alle applicazione e soprattutto ad un ottimo sviluppo della filosofia cloud. Abbonandosi alla G Suite è possibile ottenere spazio di archiviazione superiore, possibilità di sfruttare in modo condiviso il calendario, accedere a tutti gli strumenti di Google Drive, prende appunti con Keep o Google Docs e archiviare i dati con Google Vault. I prezzi sono altamente competitivi e ovviamente offrono tutta l’assistenza di Google.

Software posta elettronica professionale

Un software di posta elettronica professionale deve offrire almeno una di queste due caratteristiche per essere efficace:

  • Hosting condivido di web ed email, quindi la possibilità di integrare un eventuale sito internet con la propria casella di posta, creando un form per i contatti diretti.
  • Email con hosting autonomo, che abbia quindi il proprio server senza dover passare per terzi (minando quindi la sicurezza).

Ci sono dei parametri da valutare attentamente quando si sceglie il proprio servizio di posta elettronica professionale. In primo luogo però è necessario avere un quadro chiaro di quelle che sono le proprie esigenze per orientarsi al meglio. I sistemi essenziali offrono ovviamente la possibilità di personalizzare il proprio indirizzo mail, l’integrazione con i vari dispositivi, l’usabilità, la sicurezza dei dati con servizi anti-spam e sistemi crittografati. Ogni sistema professionale può poi integrare delle funzionalità aggiuntive che prevedono la connessione a Skype, a Google Maps, l’esportazione dei messaggi, l’installazione di Plug-in e così via. Ovviamente, anche i costi dipendono molto dagli strumenti messi a disposizione, e questo dipende quindi dalla scelta personale.

Client posta elettronica professionale: quale scegliere?

I client sono i programmi che permettono la gestione e organizzazione dei messaggi. Tra i più famosi ci sono:

  • Microsoft Outlook, celebre servizio di Microsoft che risulta essere molto agile e facile da utilizzare. Può essere utilizzato in forma gratuita o attraverso un abbonamento con la suite che comprende molti servizi aggiuntivi.
  • ozilla Thunderbird, ad oggi uno dei migliori sistemi del web con la compatibilità su tutte le piattaforme, la possibilità di personalizzare tutte le sezioni e varie estensioni aggiuntive.
  • Opera Mail, un client nato dal browser Opera con un’interfaccia semplice e comoda e un lettore di feed RSS molto utile.

Queste sono le varianti principali per caratteristica e fama, ovviamente però il mercato offre infinite possibilità, tutto dipende dalle proprie esigenze.