La digitalizzazione dei servizi richiede un utilizzo sempre maggiore degli strumenti telematici, per garantire una perfetta interazione tra clienti, fornitori e azienda. Uno dei più importanti è la casella email per la gestione della posta elettronica aziendale, la quale, nonostante la diffusione dei social e delle applicazioni, rimane il mezzo ufficiale di comunicazione a disposizione delle imprese. Vediamo come creare un indirizzo email professionale, a cosa serve e quali sono i vantaggi nella configurazione di un servizio veloce, efficiente e sicuro.
La digitalizzazione dei servizi richiede un utilizzo sempre maggiore degli strumenti telematici, per garantire una perfetta interazione tra clienti, fornitori e azienda. Uno dei più importanti è la casella email per la gestione della posta elettronica aziendale, la quale, nonostante la diffusione dei social e delle applicazioni, rimane il mezzo ufficiale di comunicazione a disposizione delle imprese.
Per la redazione del presente articolo abbiamo richiesto un parere tecnico a AF Consulting , azienda specializzata nella consulenza e assistenza informatica. Vedremo come creare un indirizzo email professionale, a cosa serve e quali sono i vantaggi nella configurazione di un servizio veloce, efficiente e sicuro.
Indice
Cos’è e a cosa serve un indirizzo email professionale?
A differenza delle caselle email private, dove solitamente viene indicato il nome e il cognome del titolare del servizio, un indirizzo di posta elettronica professionale è utilizzato da piccole, medie e grandi aziende, multinazionali e liberi professionisti, per gestire contatti e comunicazioni con fornitori, collaboratori e clienti. In questo caso viene usato spesso il nome dell’impresa o dell’attività, un modo per essere subito facilmente riconoscibili.
In molte situazioni, se l’azienda o il professionista ha già un sito web, è possibile collegare l’indirizzo email aziendale ai servizi di hosting del portale, ottenendo un sistema con una gestione centralizzata, il quale permette di contenere i costi e semplificare l’utilizzo delle risorse, sia in entrata che in uscita. La maggior parte dei provider di servizi internet propone tale possibilità, infatti è possibile creare vari indirizzi di posta elettronica in base al tipo di piano tariffario.
L’impostazione della casella email deve essere eseguita in maniera accurata, altrimenti ci si espone a rischi come la perdita di dati sensibili e malfunzionamenti nell’invio e nella ricezione dei messaggi. Per evitarlo è indispensabile affidarsi a dei professionisti contrattando persone qualificate in grado di offrire supporto nella creazione e configurazione di indirizzi di posta elettronica professionali.
Come creare un indirizzo email aziendale con sito web
Chi possiede un sito web avrà attivato necessariamente un servizio di hosting, acquistando uno spazio su server esterni e l’accesso a una serie di software gestionali. In questo modo creare una casella email professionale è veramente semplice, infatti si possono sfruttare le funzionalità disponibili all’interno del cPanel fornito dall’hosting. Inoltre, a meno che il piano tariffario non sia quello base, i provider permettono di creare innumerevoli indirizzi email, perciò si possono suddividere a seconda delle finalità (servizio clienti, preventivi, reclami, ecc…).
Nel cPanel è presente una sezione riservata ai servizi postali, dunque bisogna soltanto cliccare sulla voce Account e-mail, creare un nuovo indirizzo email inserendo nome e password, quindi impostare il nome del dominio da inserire dopo la chiocciola (ad esempio xxxxx@sitoweb1.com oppure xxxxx@sitoweb2.com). Una volta terminato basta salvare le impostazioni e confermare, eseguendo l’accesso tramite cPanel oppure da Webmail su qualsiasi browser di ricerca.
Come attivare un indirizzo di posta elettronica professionale senza sito web
Ovviamente è possibile creare una casella di posta elettronica anche se non si possiede un sito web. In questo caso bisogna procedere alla registrazione di un nome dominio, una sigla legata alla propria azienda o attività professionale, un’operazione di solito non particolarmente dispendiosa. A questo punto basta rivolgersi presso un provider di servizi, per attivare un indirizzo email che contenga il dominio web appena acquistato.
Oggigiorno si possono trovare tantissimi fornitori a cui appoggiarsi, quindi è importante scegliere un servizio che offra un rapporto qualità-prezzo adeguato, a seconda delle proprie necessità e degli obiettivi di business. In generale è preferibile optare per un’azienda solida e affermata, in grado di garantire una sicurezza elevata per la protezione dei propri dati sensibili, un servizio d’assistenza efficiente e la possibilità di acquistare piani modulari per adattarli alle esigenze aziendali.
Come collegare l’indirizzo email aziendale a quello personale (Gmail)?
Una volta creato uno o più indirizzi di posta elettronica aziendali, in base alle proprie esigenze, è possibile collegarli con la propria casella email personale. Ciò permette di beneficiare di diversi vantaggi, infatti è possibile leggere le notifiche dell’indirizzo professionale dall’account privato, rispondere ai messaggi scegliendo quale mittente indicare, oppure applicare dei filtri per ricevere soltanto le email più importanti e urgenti.
Per eseguire questa configurazione bisogna accedere al proprio account di posta elettronica Gmail, cliccare sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra ed entrare nelle impostazioni del servizio. Dopodiché bisogna selezionare le voci Account e importazione> Controlla la posta da altri account> Aggiungi un account email, inserendo l’indirizzo email professionale e cliccando infine su Avanti.
Poi è necessario riportare alcuni dati di accesso per l’attivazione del collegamento, scrivendo nella sezione username l’indirizzo email aziendale, in quella password il codice impostato nel pannello di controllo del servizio di hosting, mentre accanto a POP Server l’indirizzo di registrazione presente nel cPanel fornito dal provider. Dopo aver cliccato su Aggiungi account e Avanti basta inserire il codice SMTP, per configurare anche il server in uscita.
Anche in questo caso l’informazione si trova nel pannello di gestione, perciò durante l’operazione è consigliabile lasciarlo aperto per reperire tutti i dati richiesti dalla procedura. Per confermare l’attivazione del collegamento Gmail invierà un codice di sicurezza, direttamente alla casella di posta elettronica professionale, quindi bisogna soltanto inserirlo per verificare l’identità e terminare la sincronizzazione dei due indirizzi email.
